Remarques de l’association ADRAMA au rapport d’observations définitives
établi par la Chambre régionale des comptes Pays de la Loire
A la suite du contrôle des comptes et de la gestion de l’association Adrama, la Chambre
régionale des comptes Pays de la Loire a établi un rapport d’observations définitives. Adressé le
15 octobre 2020, ce rapport appelle un certain nombre de réponses.
Par souci de simplicité et de clarté, nous choisissons de répondre aux différentes
recommandations formulées, ainsi qu’aux observations faites par la Chambre en respectant
l’ordre et la structuration du rapport proposé par cette dernière.
«
SYNTHESE
» :
1.
Le rapport dès cette synthèse fait état des mesures prises par l’association depuis le
contrôle. Mais leur présentation vient après les observations. Pour ce motif, celles-ci
sont souvent désormais caduques.
Un paragraphe préalable prenant note de ces changements aurait permis d’éviter la
présentation d’une situation aujourd’hui en grande partie révolue.
2.
Le titre
« Une gouvernance à sécuriser
» ne correspond pas aux faits décrits. Ceux-ci
ne font pas état d’une insécurité, de confusions, tensions ou de dysfonctionnements.
Il s’agit de risques seulement potentiels puisqu’aucun problème advenu n’est signalé.
3.
Un paragraphe pointe un nombre peu élevé d’adhérents. Il est indiqué en effet que
« l’association s’appuie pour fonctionner sur un petit nombre de membres fortement
investis depuis de nombreuses années ».
Rien ne vient étayer cette affirmation. Au sein du conseil d’administration de
l’association qui compte actuellement 14 membres, 6 sont adhérents depuis moins
de 5 ans : Frédéric Gau, Sandrine Monnier, Valérie Hamelin, Christophe Rabin,
Amédée Leclercq, Isolde Devalière. Deux seulement en font partie depuis la création
de l’association (1988). Les 6 autres ayant intégré ultérieurement le conseil dont la
moitié durant la dernière décennie.
4.
Les statuts de l’association, avant le contrôle de la Chambre Régionale des Comptes
(CRC), étaient régulièrement fournis aux partenaires publics financeurs des activités
de l’association.
Angers, le 13 novembre 2020
CRC Pays-de-la-Loire
KPL GA200616 KJF
13/11/2020
Contrairement à ce que les observations de la CRC indiquent, ces statuts précisaient
le rôle de l’assemblée générale.
S’agissant du Président, l’association considérait d’ordre public sa vocation à
représenter la personne morale dans tous les actes juridiques sans besoin de
précisions complémentaires.
C’est d’ailleurs à ce titre que le président de l’association a été auditionné par la CRC
et destinataire de ses observations, c’est-à-dire sans que les statuts de l’association
ou une mission confiée par l’assemblée générale lui ait attribué ce rôle.
Mais l’association a pris acte du déficit de précisions statutaires concernant tant cette
fonction que celle du conseil d’administration.
Comme le note le rapport, les statuts révisés en date du 19 mai 2020 ont mis fin
à ces imprécisions et renforcé les dispositions relatives à l’assemblée
générale.
5.
«
Des financeurs publics en ordre dispersé
»
Le rapport note en conclusion de ce paragraphe qu’une « coordination des différents
financeurs publics permettrait de clarifier les objectifs et de simplifier le suivi de
l’exécution et ce sur la base d’un calendrier commun (des conventions sont signées
avec l’un pour une année, pour le second, trois années et le dernier pour cinq ans). »
L’association en convient.
Mais si elle peut demander une telle coordination, elle ne peut pas de sa propre
initiative la mettre en ordre. Sur ce point le rapport s’adresse plutôt à ses partenaires
publics.
Il en ira de même dans le corps du rapport s’agissant du fonctionnement du comité
de suivi instauré par la ville d’Angers dans le cadre de la délégation de service public.
6.
«
L’activité de l’association / Une bonne situation financière de l’association au
moment du contrôle
»
Sur ce point l’association se réjouit des observations positives du rapport.
Les recommandations concluant cette synthèse sont les suivantes :
Revoir le dispositif de délégation de pouvoir et de signature des co-directeurs.
Mettre en place un dispositif de contrôle interne et séparer les fonctions de
gestionnaire et de trésorier.
Nous reviendrons ci-dessous sur ces deux points
.
1
GOUVERNANCE : STATUTS ET VIE SOCIALE
1.1 page 8 « Les statuts de l’association »
A cet endroit nous notons avec satisfaction que ce paragraphe indique dès son
introduction que «
l’association, à la suite du contrôle de la chambre, a procédé à
d’importantes modifications de ses statuts qui ont fait l’objet d’une approbation par
l’assemblée générale ordinaire le 19 mai 2020
».
Toutefois, nous regrettons que, par la suite, les observations faites soient rédigées
d’une façon telle que leur lecture laisse penser que la situation est restée inchangée.
Une confusion vient en particulier lorsque le paragraphe relatif au nom de
l’association se termine en indiquant que l’observation à ce sujet n’a plus lieu d’être,
alors que rien de tel n’est dit à propos de son objet social qui n’aurait « pas changé
depuis 2013 » ! Pourtant, comme pour le nom de l’association, les statuts de
l’association ont été aussi modifiés sur ce point. Plus largement, ils distinguent
maintenant nettement l’objet social des missions confiées dans le cadre de la
délégation de service public venant de la ville d’Angers.
Plus loin, les observations relatives au règlement intérieur signalent leur caducité,
mais seulement à la fin du paragraphe concerné. Il en va de même pour celles
concernant le conseil d’administration, le bureau et le président. Si pour l’assemblée
générale la remarque est formulée au milieu du paragraphe, il nous semble que dans
l’ensemble
l’information des futur-e-s lecteurs et lectrices de ce rapport aurait
été plus exacte si ces indications avaient été rappelées non seulement en
introduction de cette partie mais aussi pour chacun de ses paragraphes.
De même p. 30 il est fait référence à l’objet statutaire (article 2) dans sa rédaction
antérieure à la révision de mai 2020. Avec la nouvelle rédaction la remarque faite à
cette page n’a plus lieu d’être.
1.1.2 page 9 « Concernant les membres de l’association »
Le rapport fait bien état de nos observations en reprenant assez précisément notre
argumentation.
Mais, alors que celles-ci auraient dû invalider la comparaison avec les chiffres de la
Fédélima (qui ne tiennent pas compte de la différence entre les associations au sein
desquelles l’adhésion conditionne l’accès à des services et celles où ce n’est pas le
cas, comme l’Adrama), cette comparaison ouvre toujours ce paragraphe.
En outre, ces remarques ignorent que l’association est en relation avec tous les
bénéficiaires de ses activités (usager-ère-s des locaux de répétition, spectateurs et
spectatrices, associations partenaires, etc.). Sa « vie sociale » ne se réduit donc pas
au nombre de ses adhérent-e-s.
Une comparaison plus intéressante et plus juste aurait non seulement dû être faite
avec des associations gérant des Scènes de Musiques Actuelles n’offrant pas de
services à leurs adhérent-e-s, mais aussi avec des associations porteuses de
structures culturelles labellisées par le ministère de la culture comme, par exemple,
des Scènes Nationales.
1.1.7 page 12 « Concernant la direction de l’association »
Outre, encore une fois, l’intégration tardive dans l’observation de la modification des
statuts intervenue en mai 2020, l’observation souligne l’originalité d’une codirection et
des « risques » de « blocage » entendus comme de potentielles divergences à la fois
entre les deux membres de la codirection et le président ou la présidente de
l’association.
Or, une codirection implique des responsabilités partagées et pas seulement
distinctes. Un recouvrement partiel des missions et pouvoirs est donc aussi
nécessaire que logique. Il a semblé important à l’association que la direction
artistique et politique soit au même niveau que la direction administrative afin de
sécuriser l’usage des ressources (ce qui n’est pas le cas lorsque les fonctions
d’administration et de gestion sont subordonnées à la direction artistique et politique
de la structure).
Par ailleurs, on ne peut confondre le rôle des salarié-e-s, même au sein de la
codirection, avec celui des administrateurs et administratrices et du (ou de la)
président-e-. L’association comme employeur ne saurait avoir des responsabilités
comparables à celles de ses salarié-e-s. En cas de conflit, le droit du travail offre ici
un point d’appui solide.
L’association a souhaité sa professionnalisation pour bénéficier de l’expertise et de la
disponibilité nécessaire à la bonne mise en œuvre des missions qui lui sont confiées.
Ceci implique que ses membres bénévoles n’interfèrent pas dans les activités de son
personnel permanent. Les réunions du conseil d’administration et l’assemblée
générale annuelle permettent la définition de l’orientation des activités des salarié-e-s
tout en laissant ces dernier-ère-s exercer leurs missions dans le respect de leurs
compétences.
C’est pourquoi, si comme le note ce rapport, l’association a bien créé lors de la
révision de ses statuts en mai 2020, un poste de trésorier-ère au sein de son bureau,
celui-ci ne se substitue pas à la codirection administrative qui gère au quotidien les
ressources de l’association. Il s’agit d’abord pour le conseil d’administration de
désigner en son sein une personne compétente à même de nourrir un dialogue plus
expert, tant avec la codirection concernée qu’avec le commissaire aux comptes.
Toutefois, dans le sens des observations de la CRC le trésorier ou la trésorière
exercera désormais un rôle dans les procédures de contrôle interne de la gestion de
l’association ainsi que s’agissant de ses relations avec sa filiale Bang-Bang (voir ci-
dessous).
Nous rappelons enfin que l’association s’appuie sur le contrôle d’un commissaire aux
comptes pour s’assurer de l’exactitude et de la sincérité des documents présentés
statutairement lors de l’assemblée générale annuelle.
1.1.7 Page 13 - Concernant les délégations aux co-directeurs/trices
S’agissant de la recommandation (n°1) relative au dispositif de délégation de pouvoir
et de signature des co-directeurs.
Dans la suite de la dernière assemblée générale, des délégations de pouvoir et de
signature ont été attribuées par le président :
-
à la codirectrice :
o
Engagement des dépenses et pouvoir de subdélégation
o
Engagement de l’association à établir des partenariats
o
Signature des contrats de cession
o
Signature des dossiers de demandes de subventions et aides aux
projets (hors subventions de fonctionnement octroyées par la Ville
d’Angers, La région des Pays de la Loire et l’Etat).
-
au codirecteur :
o
Engagement des dépenses et pouvoir de subdélégation
o
Signature des contrats de travail du personnel cadre et non cadre
o
Signature des conventions de partenariat
o
Signature des contrats de coproductions, de mises à dispositions et de
locations.
Ces dispositions seront proposées lors de la prochaine assemblée générale
extraordinaire appelée pour la présentation du rapport définitif de la CRC.
1.3 page 14 « La filiale à 100 % EURL BANG BANG »
Sur ce point, les observations se terminent par la recommandation suivante (n° 2) :
Mettre en place un dispositif de contrôle interne et séparer les fonctions de
gestionnaire et de trésorier.
L’association tient à rappeler que les relations avec sa filiale font déjà l’objet de
procédures de contrôles par le codirecteur administrateur quand bien même celles-ci
ne donnent pas de traces identifiées lors du contrôle de la CRC.
Ces procédures feront désormais intervenir le trésorier ou la trésorière de
l’association dans des conditions définies ci-après.
Mais sur ce point le rapport formule des observations excédant la relation association
– filiale pour concerner l’ensemble de sa gestion et des procédures afférentes.
S’agissant des fonctions de gestionnaire et de trésorier :
un poste de trésorier a donc été créé au sein des statuts lors de la révision de mai
2020.
Le trésorier ou la trésorière a d’abord pour fonction de doter le bureau d’une
expertise de gestion potentiellement nécessaire lorsqu’il se réunit ou est consulté.
L’association confie en effet le contrôle de sa gestion à son commissaire aux
comptes. Elle est en outre contrôlée par la ville d’Angers dans le cadre de la DSP et
par les services de l’Etat au titre de la convention liée à sa labellisation comme
Scène de Musiques Actuelles. Le trésorier ou la trésorière n’a donc pas pour fonction
ni de se substituer au co-directeur responsable de la gestion financière de
l’association ni d’ajouter ses propres contrôles à celui du commissaire aux comptes
ni à ceux que nos partenaires publics mettent en œuvre.
Toutefois, au regard des observations de la CRC, lors de l’assemblée générale
extraordinaire, qui prendra connaissance du rapport définitif, sera proposée une
délégation de pouvoirs au bénéfice du trésorier de façon à lui conférer différentes
responsabilités dans les mécanismes de contrôle interne ainsi que dans les relations
de l’association avec sa filiale :
-
S’agissant du contrôle interne :
o
Point mensuel sur la trésorerie avec le co-directeur en charge de la
gestion financière.
o
Contrôle mensuel à postériori de toute dépense supérieure à 2 000 €. Ce
rendez-vous sera matérialisé par un état comptable qui sera signé par le
trésorier.
-
S’agissant de la relation avec la filiale Bang-Bang :
o
En amont de chaque Conseil d’administration, un contrôle général des
comptes du bar sera effectué à partir d’un comparatif N/N-1 de la
période.
o
Une vérification du taux de marge sera également effectuée début juillet
sur les 6 premiers mois d’activité.
2.2 page 17 « Les achats »
2.2.1. L’association n’applique pas le droit de la commande publique et conteste
l’analyse de la chambre qui l’invitait à s’y conformer.
Toutefois, l’association s’engage à établir une mise en concurrence pour ses
prestations les plus importantes lorsqu’elle sera amenée à changer de
fournisseur. C’est d’ailleurs ce qui s’est pratiqué récemment suite à la volonté de
changement de prestataire de ménage, plusieurs entreprises ont ainsi dû fournir
un devis pour étude.
3.3 page 33 « La création et l’accompagnement des pratiques locales :
« Soutenir les musiciens »
Nombre de groupes soutenus dans le cadre du dispositif « Equipe Espoir » et
transparence de la procédure sélection.
Le rapport pointe que le nombre d’artistes soutenus dans ce dispositif a
baissé de 12 à 8.
La première année nous avions effectivement retenu 12 candidats mais ce chiffre
s’est tout de suite révélé trop important au regard des moyens financiers et du
temps humain important à y consacrer. Aussi, dès l’année suivante il a été décidé
de le revoir à la baisse afin notamment d’éviter tout saupoudrage financier (le
budget annuel est de 20 000€) et permettre un accompagnement conséquent de
chaque lauréat.
Nous estimons aujourd’hui que le panel idéal se situe entre 6 et 10 artistes à
accompagner chaque année.
Transparence de la procédure de sélection.
Nous avons décidé d’abonder dans le sens du rapport en améliorant ce
processus dès la rentrée 2021 par la mise à disposition d’un dossier de
candidature libre, à télécharger sera mis en ligne sur notre site internet. Ce
dossier reprendra par ailleurs l’exposé des critères qui sont examinés au cours
des sélections (éléments qui sont d’ores et déjà exposés sur notre site internet).
Cet appel à candidature sera également diffusé plus largement sur nos réseaux
de communication.
Il n’en reste pas moins que, comme pour l’activité de diffusion et les choix de
programmations, des critères artistiques interviennent ici.
3.7 page 36 « Les tarifs »
« Mise en place d’un suivi de fixation des tarifs »
Notre mission de diffusion consiste à faire venir un maximum de public devant les
artistes programmés. Le prix est toujours élaboré au plus juste par le
programmateur en tenant compte de la notoriété de l’artiste (et donc de son
corollaire, le montant du contrat). Il sera le plus souvent incitatif pour un artiste
émergent.
Il est proposé un contrôle à postériori des tarifs pratiqués par les membres du
conseil d’administration à partir du même document que les contrats de cession.
« Définir les conditions de la gratuité »
Ces
conditions
sont
aujourd’hui
implicitement
établies
dans
notre
fonctionnement :
Depuis plusieurs années tous les concerts au Chabada sont programmés sur la
base d’un tarif payant, même minime. Les exceptions sont donc rarissimes.
Les concerts concernés par la gratuité sont donc hors les murs. Ils peuvent se
dérouler en extérieur aux beaux jours, avec souvent la difficulté de mettre en
place une billetterie. Ils permettent de surcroit de mettre en avant des artistes
principalement émergents en partageant les charges avec les lieux accueillants
et pour lesquels le public ne se déplacerait plus en salle à cette époque de
l’année
Ces concerts peuvent également prendre place dans d’autres lieux partenaires
du Chabada dans le cadre de convention établie précisant un accès libre aux
spectateurs.
4.2 page 40 « Les fonctions d’ordonnancement et d’exécution de la
dépense ne sont pas clairement identifiées »
De nouvelles procédures séparant les fonctions d’ordonnancement, d’exécution
et de contrôle de la dépense ont été mises en place en concertation avec le
commissaire aux comptes. Elles feront par ailleurs l’objet de vérifications à
l’occasion de la mission annuelle de ce dernier.
4.4 page 42 « La valorisation des biens mis à disposition par la ville dans
les comptes de l’association
»
Ce point sera abordé avec le commissaire aux comptes à l’occasion de la
prochaine clôture des comptes de l’association.
Le président
Philippe Teillet