Face à cette situation inédite, deux réunions ont été organisées par téléphone à l’initiative de la juridiction du rapporteur avec le maire les 6 et 7 août 2024 (le délai de réponse était fixé au 26 juillet 2024). Ce dernier n’a pu que confirmer à la fois l’incapacité de ses services à transmettre les documents sollicités, et son dénuement pour engager une action correctrice. Il a convenu aussi qu’un délai supplémentaire ne lui serait d’aucune utilité pour mettre fin à cette situation de blocage. Le secrétaire général s’est justifié par un défaut de sauvegarde des documents. Précisément, il a affirmé être le seul à gérer les fichiers, et que ceux-ci auraient été « perdus », mettant en cause le dispositif de stockage du serveur récemment installé.
Pourtant, les investigations conduites par la suite par l’équipe de contrôle auprès des deux opérateurs informatiques de la commune ont permis de dresser un constat différent : les équipements fonctionnent normalement et stockent un ensemble de fichiers.
Les causes de l’absence de transmission des pièces à la Chambre sont donc à rechercher dans une organisation interne déficiente. Une volonté dissimulée de ne pas transmettre les documents ne peut cependant pas être totalement exclue par la juridiction.
Quoi qu’il en soit, cette carence notoire est difficilement acceptable. Par expérience, les organismes contrôlés, même quand ils connaissent une gestion dégradée, parviennent tous à communiquer les renseignements et les pièces sollicités.
En conséquence, il est demandé au maire, en tant que chef de l’administration municipale, de prendre les mesures dès à présent afin de rétablir la base de l’organisation interne qu'est la gestion documentaire.
Face à cette situation très dégradée, l’équipe de contrôle est parvenue à récupérer des documents auprès des services de l’État et du Pays, ainsi que le syndicat pour la promotion des communes de Polynésie française (SPCPF).
L’examen de ces documents indique que la gestion interne n’est pas bonne : une fiabilité des comptes à revoir, des registres des actes administratifs non tenus alors que cela est rendu obligatoire par la loi, et des approximations dans le pilotage de la compétence eau potable. La situation financière est à surveiller, même si l’expertise réalisée est restreinte (cf supra).
Ainsi, sur les seuls domaines que la juridiction a été en mesure d'examiner, chacun d’entre eux nécessitent des améliorations.
